Saturday, June 13, 2020

Poka Yoke


Poka-yoke merupakan istilah dari bahasa Jepang yang mempunyai tulisan ポカヨケ, yang mempunyai arti "mistake-proofing" atau pemeriksaan kesalahan dan "inadvertent error prevention" atau pencegahan kesalahan yang tidak disengaja.

Poka-yoke merupakan mekanisme dalam proses yang membantu operator peralatan menghindari kesalahan. Tujuannya adalah untuk menghilangkan cacat produk dengan mencegah, mengoreksi, atau menarik perhatian pada kesalahan manusia saat terjadi.

Poka Yoke juga merupakan mekanisme yang sangat berperan dalam proses Lean manufacturing.

Konsep ini diresmikan, dan istilah diadopsi, oleh Shigeo Shingo sebagai bagian dari Sistem Produksi Toyota. Awalnya digambarkan sebagai baka-yoke, tetapi karena ini berarti "pembodohan" (atau "pembodohan idiot"), namanya diubah menjadi poka-yoke yang lebih ringan.

Poka-yoke ala Shigeo Shingo terbagi menjadi tiga jenis, yaitu:

  1. Metode Kontak: poka-yoke dilakukan dengan cara menganalisa dan mengindentifikasi bentuk produk, ukuran, warna dan ciri fisik lainnya dari produk.
  2. Metode Nilai-Tetap (fixed-value atau constant number): poka-yoke dilakukan dengan cara memastikan beberapa gerakan dan aktifitas yang perlu dilakukan telah dilakukan dengan baik. Metode ini akan memperingatkan operator jika mereka belum melakukan hal yang diperlukan tersebut.
  3. Metode Tahap-Gerak (sequence): poka-yoke dilakukan dengan memastikan bahwa seluruh proses yang diperlukan telah dijalankan dengan baik.


Tiga Fungsi dasar dari Poka Yoke antara lain :

  1. Control, yaitu pengawasan atau pengontrolan proses untuk mencegah kesalahan atau kerusakan mengalir ke proses berikutnya
  2. Shutdown, yaitu melakukan berhenti melakukan pekerjaan jika terdeteksi kesalahan atau kerusakan
  3. Warning, yaitu memberikan peringatan jika terdapat ketidaknormalan, kesalahan ataupun kerusakan


Berikut ini adalah langkah-langkah dalam menyiapkan metode Poka Yoke :

  1. Deskripsikan kerusakan atau potensi kerusakan yang akan diselesaikan. Buatkan Ratio atau persentase kerusakan yang terjadi.
  2. Identifikasikan Proses mana yang terjadi kerusakan tersebut.
  3. Tuliskan secara jelas dan rinci langkah kerja pada proses yang akan di analisis.
  4. Perhatikan dengan seksama proses tersebut, apakah ada perbedaan dengan apa yang telah dirinci.
  5. Identifikasikan langkah kerja ataupun kondisi yang dapat menyebabkan kerusakan / kesalahan kerja seperti lingkungan, alat pengukuran dan peralatan kerja. Pergunakanlah metode penyelesaian masalah 5 WHY (5 mengapa) untuk mendapatkan akar faktor penyebabnya.
  6. Identifikasikan peralatan POKA YOKE yang akan dipakai untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.
  7. Lakukan Evaluasi ulang setelah penerapan peralatan POKA YOKE.


Beberapa contoh kasus penerapan POKA YOKE di kehidupan sehari-hari :

  1. Konektor USB Komputer yang tidak dapat dimasukan terbalik
  2. Breaker Listrik akan loncat jika melebihi beban listrik atau terjadi hubungan singkat listrik (Short circuit)
  3. Terdapat Auto Ejaan (Auto Spelling) bahasa dalam Microsoft Word untuk menghindari salah penulisan.
  4. Alarm berbunyi saat mobil parkir mundur.
  5. Pintu Lift tidak bisa dibuka saat Lift bergerak.



Sumber :
https://en.wikipedia.org/wiki/Poka-yoke
https://kanbanize.com/lean-management/improvement/what-is-poka-yoke
http://shiftindonesia.com/poka-yoke-mencegah-terjadinya-kerugian-akibat-cacat-produk/
https://www.dnm.co.id/pengertian-poka-yoke-dan-penerapannya-dalam-produksi/
https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-poka-yoke-dan-penerapannya-dalam-produksi/

Sunday, June 7, 2020

Lean Manufacturing


Belajar Lean Manufacturing: Apa itu “Lean”?

Di dunia manajemen, dikenal beberapa metode yang digunakan untuk melakukan perbaikan operasional organisasi, salah satunya adalah Lean. Popularitas dan hasil impresif yang telah diraih banyak perusahaan di dunia memancing perusahaan-perusahaan di Indonesia untuk belajar lean manufacturing secara lebih mendalam dan menerapkannya.


Apa itu Lean Manufacturing?

Lean manufacturing adalah sebuah cara berpikir, filosofi, metode dan strategi manajemen untuk meningkatkan efisiensi di lini manufaktur atau produksi. Metode ini diadaptasi dari Toyota Production System (TPS). Tujuan utama lean manufacturing adalah memaksimalkan nilai (value) bagi pelanggan dan meningkatkan profitabilitas perusahaan dengan menghilangkan aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah (waste).

Implementasi Lean Manufacturing (metode serta tools-nya) dilakukan secara terus-menerus untuk menciptakan perbaikan pada proses dan inovasi di perusahaan, sehingga perusahaan tersebut melakukan apa yang disebut continuous improvement (CI) untuk mencapai operational excellence dan customer intimacy.


Lean manufacturing, atau lean production, adalah metode produksi yang berasal dari model operasi Toyota 1930 "The Toyota Way" (Toyota Production System, TPS). Wawasan yang berkaitan dengan aliran nilai, efisiensi (pengurangan "limbah"), peningkatan berkelanjutan dan produk terstandarisasi kemungkinan besar dapat ditelusuri kembali ke awal umat manusia. Namun, Fredrick Taylor dan Henry Ford mendokumentasikan pengamatan mereka yang berkaitan dengan topik-topik ini, dan Shiego Shingo dan Taiichi Ohno menerapkan pemikiran mereka yang meningkat pada subjek di Toyota pada 1930-an.

Istilah "Lean" diciptakan pada tahun 1988 oleh John Krafcik, dan didefinisikan pada tahun 1996 oleh James Womack dan Daniel Jones yang terdiri dari lima prinsip utama; 'Tepat menentukan nilai oleh produk tertentu, mengidentifikasi aliran nilai untuk setiap produk, membuat aliran nilai tanpa gangguan, biarkan pelanggan menarik nilai dari produsen, dan mengejar kesempurnaan.' (Womack and Jones 1996 p10)

Prinsip lean tersebut tercantum dalam artikel berjudul "Triumph of the Lean Production System" yang dipublikasikan dalam Sloan Management Review.

Metode yang dihasilkan diteliti dari pertengahan abad ke-20 dan dijuluki "Lean" oleh John Krafcik pada tahun 1988, dan kemudian didefinisikan dalam The Machine yang Mengubah Dunia (Womack, Jones dan Roos 1990) dan lebih rinci oleh James Womack dan Daniel Jones dalam Lean Thinking (1996).


Prinsip Lean Manufacturing

Prinsip Lean Manufacturing berbeda dari prinsip perusahaan manufaktur yang umumnya dipakai yaitu hanya berkonsentrasi pada efisiensi dan pemanfaatan sumber daya secara penuh. Namun seperti yang sudah dijelaskan di awal, Lean Manufacturing juga menekankan pada pengurangan persediaan tak terpakai. Ini artinya, konsep ini akan berupaya memangkas persediaan yang bisa mengurangi Harga Pokok Penjualan (HPP).

Dari penjelasan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa Lean Manufacturing setidaknya memiliki 3 prinsip dasar, yaitu nilai produk, menghilangkan pemborosan, dan mengutamakan karyawan.


1. Prinsip Mendefinisikan Nilai Produk (Define Value Principle)

Mendefinisikan nilai suatu produk didasarkan pada pandangan dan perspektif pelanggan. Konsep yang digunakan adalah QCDS (Quality Cost Delivery, Service) + PME (Productivity, Motivation, and Environment). Prinsip ini bertujuan untuk mengidentifikasi nilai yang ada pada seluruh aliran proses, mulai dari pemasok sampai ke pelanggan. Hasil identifikasi tersebut berupa informasi mengenai proses atau elemen apa saja yang tidak memberikan nilai tambah kepada kepuasan pelanggan.


2. Prinsip Menghilangkan Pemborosan (Waste Elimination Principle)

Konsep Lean Manufacturing dalam memandang pemborosan adalah untuk menghilangkan segala aktivitas yang tidak memberikan kontribusi dalam peningkatan nilai produk di mata pelanggan. Setidaknya ada 8 macam pemborosan (waste) yang umumnya terjadi dalam perusahaan manufaktur, yaitu :

Pemborosan Transportasi, yang terdiri dari pemindahan atau pengangkutan yang tidak dibutuhkan seperti perpindahan barang, penempatan sementara, atau penumpukan barang.

Pemborosan Gerakan, yaitu berupa waktu untuk mencari atau bekerja yang tidak efisien dan tidak ergonomis.

Pemborosan Kelebihan Persediaan, yaitu stok yang jumlahnya berlebihan dan justru tidak berguna.

Pemborosan Menunggu, seperti aktivitas menunggu barang untuk datang atau menunggui mesin otomatis yang tengah bekerja yang pada hakikatnya akan membuang waktu.

Pemborosan Kelebihan Produksi, yaitu produk yang melebihi permintaan ataupun lebih awal dari jadwal yang sudah ditetapkan.

Pemborosan Proses Berlebih, yaitu penambahan proses yang sebenarnya tidak diperlukan bagi produksi dan justru menambah biaya produksi.

Pemborosan Defect, yaitu pekerjaan yang dilakukan berulang namun tidak menambah nilai barang tersebut.

Pemborosan Keterampilan, yaitu manajemen tidak memanfaatkan kemampuan staf secara tepat termasuk tidak melibatkan mereka pada proyek improvement perusahaan.



3. Prinsip Mengutamakan Karyawan (Support the Employee)

Lean Manufacturing selayaknya dilakukan oleh karyawan di semua level dalam organisasi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus memberikan pendidikan dan pelatihan kepada karyawan untuk memahami metode Lean Manufacturing karena karyawanlah yang menjalankan operasional harian produksi.


Lean di Industri Selain Manufaktur

Walaupun terlahir dari industri manufaktur, konsep Lean ternyata dapat juga diterapkan dalam bidang-bidang berbasis pelayanan. Lean dalam bidang pelayanan menyandang prinsip yang sama, yaitu ‘Perbaikan yang Berkesinambungan’ dan ‘Menghilangkan aktifitas non-value-add alias waste. Namun bedanya, prinsip-prinsip ini diterapkan dalam bisnis layanan seperti call center, pelayanan kesehatan, software development, serta jasa profesional lainnya.

Secara konsep, implementasi Lean di industri jasa hampir sama dengan penerapan Lean Enterprise pada industri manufaktur, dan seringkali menggunakan teknik dan ‘alat’ yang sama. Karena itu, dalam bisnis layanan jasa juga terdapat beberapa bentuk pemborosan seperti halnya dalam industri manufaktur, yang dapat menghambat operasional dan merugikan perusahaan. Seperti, pudarnya loyalitas, hilangnya kepercayaan pelanggan, berkurangnya profit, yang akan mempengaruhi image perusahaan di mata umum secara langsung.


Istilah lean juga sering diartikan sebagai kumpulan dari "peralatan" yang membantu untuk mengidentifikasi dan mengurangi pemborosan. Dengan mengurangi pemborosan kualitas produk akan meningkat dan waktu produksi serta biaya produksi akan dapat dikurangi. Contoh "peralatan" dari lean adalah Value Stream Mapping (VSM), Metode 5R, Kanban, serta Poka-yoke.

Hal kedua yang diperkenalkan Toyota yang berhubungan dengan lean adalah meningkatkan aliran atau kelancaran pekerjaan, dengan cara mengurangi ketidakseimbangan yang dikenal dengan istilah "MURA" (bahasa jepang). Teknik untuk memperbaiki aliran ini termasuk leveling produk, sistem "pull" (tarik) dan Heinjuka box.

Baik Lean atau TPS memiliki tujuan yang sama yakni mengurangi biaya dengan mengurangi pemborosan.

Toyota memandang bahwa lean bukan hanya sekadar peralatan, tetapi pengurangan tiga jenis pemborosan yakni "muda" (pekerjaan yang tidak memberi nilai tambah), "muri" (pekerjaan yang berlebihan) dan "mura" (ketidakseimbangan), dengan menemukan masalah secara sistimatik.


Pemahaman yang  Salah Tentang Konsep Lean

Masih banyak yang terjebak dalam mitos dan pemahaman yang salah mengenai Lean. Daftar yang dipaparkan disini bertujuan untuk menekankan pentingnya pemahaman melalui studi dan praktek untuk implementasi Lean yang benar.

Berikut beberapa pemahaman yang salah tentang Lean:

Lean bukanlah tentang “perampingan” atau pengurangan jumlah karyawan. Lean adalah tentang memiliki sumber daya yang tepat, di tempat yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan, dengan kualitas terbaik dan di waktu yang tepat.

Lean bukanlah sekedar kumpulan “perkakas” yang disebut Lean Tools. Lean adalah filosofi yang menghargai setiap orang di dalam organisasi, termasuk pelanggan, pemasok, stakeholder dan karyawan.

Konsep Lean Manufacturing ini banyak dibandingkan dengan manajemen ilmiah abad ke-19, yang telah diperangi oleh gerakan buruh dan dianggap usang pada 1930-an. Akhirnya, lean dikritik karena kurang memiliki metodologi standar, "Lean lebih merupakan budaya daripada metode, dan tidak ada model produksi lean standar."


Sumber :
http://shiftindonesia.com/belajar-lean-manufacturing-apa-itu-lean/
https://en.wikipedia.org/wiki/Lean_manufacturing
https://id.wikipedia.org/wiki/Produksi_ramping

Saturday, June 6, 2020

Eight Pillar of TPM

8 Pilar TPM (Eight Pillar of TPM)

Untuk menerapkan konsep TPM (Total Productive Maintenance) dalam sebuah perusahaan manufakturing, diperlukan pondasi yang kuat dan pilar yang kokoh.

Pondasi TPM adalah 5S, sedangkan pilar utama TPM terdiri dari 8 pilar atau biasanya disebut dengan 8 Pilar TPM (Eight Pillar of Total Productive Maintenance). 8 pilar TPM sebagian besar difokuskan pada pada teknik proaktif dan preventif untuk meningkatkan kehandalan Mesin dan peralatan produksi.


8 Pilar TPM (Eight Pillar of TPM) diantaranya adalah :

1. Autonomous Maintenance /Jishu Hozen
(Perawatan Otonomus)
Autonomous Maintenance atau Jishu Hozen memberikan tanggung jawab perawatan rutin kepada operator seperti pembersihan mesin, pemberian lubrikasi/minyak dan inspeksi mesin. Dengan demikian, operator atau pekerja yang bersangkutan memiliki rasa kepemilikan yang tinggi, meningkatan pengetahuan pekerja terhadap peralatan yang digunakannya. Dengan Pilar Autonomous Maintenance, Mesin atau peralatan produksi dapat dipastikan bersih dan terlubrikasi dengan baik serta dapat mengidentifikasikan potensi kerusakan sebelum terjadinya kerusakan yang lebih parah.

2. Planned Maintenance
(Perawatan Terencana)
Pilar Planned Maintenance menjadwalkan tugas perawatan berdasarkan tingkat rasio kerusakan yang pernah terjadi dan/atau tingkat kerusakan yang diprediksikan. Dengan Planned Maintenance, kita dapat mengurangi kerusakan yang terjadi secara mendadak serta dapat lebih baik mengendalikan tingkat kerusakan komponen.

3. Quality Maintenance
(Perawatan Kualitas)
Pilar Quality Maintenance membahas tentang masalah kualitas dengan memastikan peralatan atau mesin produksi dapat mendeteksi dan mencegah kesalahan selama produksi berlangsung. Dengan kemampuan mendeteksi kesalahan ini, proses produksi menjadi cukup handal dalam menghasilkan produk sesuai dengan spesifikasi pada pertama kalinya. Dengan demikian, tingkat kegagalan produk akan terkendali dan biaya produksi pun menjadi semakin rendah.

4. Focused Improvement / Kobetsu Kaizen
(Perbaikan yang terfokus)
Membentuk kelompok kerja untuk secara proaktif mengidentifikasikan mesin/peralatan kerja yang bermasalah dan memberikan solusi atau usulan-usulan perbaikan. Kelompok kerja dalam melakukan Focused Improvement juga bisa mendapatkan karyawan-karyawan yang bertalenta dalam mendukung kinerja perusahaan untuk mencapai targetnya.

5. Early Equipment Management
(Manajemen Awal pada Peralatan kerja)
Early Equipment Management merupakan pilar TPM yang menggunakan kumpulan pengalaman dari kegiatan perbaikan dan perawatan sebelumnya untuk memastikan mesin baru dapat mencapai kinerja yang optimal. Tujuan dari pilar ini adalah agar mesin atau peralatan produksi baru dapat mencapai kinerja yang optimal pada waktu yang sesingkat-singkatnya.

6. Training dan Education
(Pelatihan dan Pendidikan)
Pilar Training dan Education ini diperlukan untuk mengisi kesenjangan pengetahuan saat menerapkan TPM (Total Productive Maintenance).  Kurangnya pengetahuan terhadap alat atau mesin yang dipakainya dapat menimbulkan kerusakan pada peralatan tersebut dan menyebabkan rendahnya produktivitas kerja yang akhirnya merugikan perusahaan.

Dengan pelatihan yang cukup, kemampuan operator dapat ditingkatkan sehingga dapat melakukan kegiatan perawatan dasar sedangkan Teknisi dapat dilatih dalam hal meningkatkan kemampuannya untuk melakukan perawatan pencegahan dan kemampuan dalam menganalisis kerusakan mesin atau peralatan kerja. Pelatihan pada level Manajerial juga dapat meningkatkan kemampuan Manajer dalam membimbing dan mendidik tenaga kerjanya (mentoring dan Coaching skills) dalam penerapan TPM.

7. Safety, Health and Environment
(Keselamatan, Kesehatan dan Lingkungan)
Para Pekerja harus dapat bekerja dan mampu menjalankan fungsinya dalam lingkungan yang aman dan sehat. Dalam Pilar ini, Perusahaan diwajibkan untuk menyediakan Lingkungan yang aman dan sehat serta bebas dari kondisi berbahaya. Tujuan Pilar ini adalah mencapai target Tempat kerja yang “Accident Free” (Tempat Kerja yang bebas dari segala kecelakaan).

8. TPM in Administration
(TPM dalam Administrasi)
Pilar selanjutnya dalam TPM adalah menyebarkan konsep TPM ke dalam fungsi Administrasi. Tujuan pilar TPM in Administrasi ini adalah agar semua pihak dalam organisasi (perusahaan) memiliki konsep dan persepsi yang sama termasuk staff administrasi (pembelian, perencanaan dan keuangan).


Sumber :
https://ilmumanajemenindustri.com/8-pilar-tpm-total-productive-maintenance/

Wednesday, May 6, 2020

The Five Process of Project Management

Lima Kelompok Proses Tradisional Dijelaskan

Dalam manajemen proyek secara umum - dan Panduan A untuk Badan Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK® Guide) secara spesifik - praktik terbaik menentukan serangkaian kelompok proses yang sangat spesifik yang harus dilakukan. Ini disebut sebagai Memulai, Perencanaan, Pelaksana, Pemantauan dan Pengendalian, dan Penutupan. Timbul pertanyaan: masalah apa yang kita coba selesaikan dengan memiliki lima kelompok proses yang berbeda? (Dalam PMBOK® Guide, mereka disebut kelompok proses karena masing-masing berisi atau menampung proses spesifik yang harus dilakukan.) Jawabannya adalah bahwa proses ini memberi kita latar belakang organisasi untuk berhasil merencanakan, melaksanakan, dan mengelola proyek yang dikelola dengan baik . Dengan itu, mari kita lihat masing-masing kelompok proses ini secara bergantian dan temukan mengapa masing-masing sangat penting untuk keberhasilan proyek.


Initiating (Memulai)
Menurut PMI, proses Inisiasi membantu menetapkan visi tentang apa yang harus dicapai. Di sinilah proyek secara resmi disahkan oleh sponsor, ruang lingkup awal ditentukan, dan pemangku kepentingan diidentifikasi. Identifikasi pemangku kepentingan sangat penting di sini karena identifikasi yang benar (dan manajemen selanjutnya) dari para pemangku kepentingan dapat benar-benar membuat atau menghancurkan proyek. Kelompok proses ini dilakukan agar proyek dan program tidak hanya disetujui oleh entitas sponsor, tetapi juga agar proyek selaras dengan tujuan strategis organisasi. Jika ini tidak dilakukan, proyek dapat dimulai dan dilakukan secara sembarangan, tanpa tujuan atau sasaran nyata yang dinyatakan.

Juga harus dicatat bahwa manajemen memilih dan memberi wewenang kepada manajer proyek di sini. Sangat penting untuk mengesahkan dan membentuk PM lebih awal karena manajer proyek sering memiliki akuntabilitas tetapi hanya memiliki sedikit otoritas. Sebenarnya, jika Anda tidak secara resmi mengotorisasi proyek, Anda tidak memiliki proyek.

Dokumen kunci yang dibuat: Piagam Proyek dan Daftar Pemangku Kepentingan.


Planning (Perencanaan)
Elemen penting dari perencanaan adalah menetapkan ruang lingkup total proyek. Sementara itu mungkin tampak seolah-olah itu dicapai dalam Memulai, ruang lingkup (bersama dengan risiko, tonggak, ringkasan dan anggaran) didefinisikan di sana pada tingkat tinggi. Di sini, melalui proses perencanaan yang berulang dan lebih rinci, yang disebut elaborasi progresif, dokumen proyek dikembangkan pada tingkat yang jauh lebih terperinci.

Dalam PMBOK® Guide, PMI mendefinisikan dua puluh empat proses terpisah yang terlibat dalam perencanaan. Sementara tim proyek dapat memutuskan mana yang akan dipilih untuk proyek tertentu, pesannya jelas: gagal merencanakan, berencana gagal. Terlalu banyak organisasi memulai proyek hanya dengan perencanaan sepintas dengan asumsi - satu anggapan - semuanya akan jatuh ke tempatnya. Tetapi terlalu sering, tanpa perencanaan yang nyata atau memadai, kekacauan terjadi.

Konsep penting dalam Perencanaan adalah bahwa tim mampu memikirkan keseluruhan proyek terlebih dahulu. Jadi mereka tidak hanya membuat berbagai rencana tetapi juga mempertimbangkan semua hal yang mungkin salah (risiko) dan bagaimana mereka meresponsnya. (Sebagai catatan, tim juga harus mencari hal-hal tak terduga yang mungkin menguntungkan mereka - disebut peluang - yang dapat mereka manfaatkan). Jenis rencana apa yang dibuat? Pertama dan terutama, rencana manajemen proyek, dokumen yang memandu pelaksanaan proyek. Ini penting karena menjadi dokumen tata kelola utama untuk seluruh proyek.

Tanpa merinci setiap dokumen yang dibuat, daftar pendek akan mencakup:

Dokumen yang mengikat ruang lingkup (apa yang sedang dan tidak kita lakukan);
Dokumen yang mencantumkan persyaratan terperinci;
Dokumen yang memberikan perkiraan biaya dan waktu;
Dokumen yang menyediakan jadwal;
Dokumen yang merencanakan kualitas, komunikasi, risiko, dan pengadaan.

Selanjutnya kami membuat garis dasar untuk ruang lingkup, jadwal dan biaya yang dengannya kami kemudian dapat (dalam Pemantauan dan Pengendalian) melacak kemajuan kami. Dan kami terus merencanakan bagaimana kami akan mengelola dan melibatkan pemangku kepentingan yang sangat penting di sepanjang siklus hidup proyek.

Pandangan sekilas di atas akan mengungkapkan sifat dasar dari apa yang dicapai selama Perencanaan. Itu menciptakan peta jalan Anda, jalan Anda menuju kesuksesan. Anda seharusnya tidak lagi gagal untuk mempersiapkan rencana-rencana ini daripada seorang arsitek yang gagal membuat cetak biru untuk sebuah bangunan. Pada akhir kelompok proses ini, tim harus memiliki ide yang sangat baik tidak hanya dari apa yang mereka tugaskan - apa yang masuk dan keluar dari ruang lingkup - tetapi juga apa yang diperlukan untuk melaksanakan proyek tepat waktu dan -budget.

Dokumen kunci yang dibuat: Rencana Manajemen Proyek, jadwal, daftar risiko


Executing (Mengeksekusi)
Secara alami, hal selanjutnya yang harus dilakukan setelah Perencanaan adalah mengeksekusi, melakukan pekerjaan. Tetapi yang penting di sini adalah bahwa kita sekarang memiliki rencana manajemen proyek yang dapat kita laksanakan. Ini membantu menjaga kita tetap di jalur. Di sinilah tim proyek mulai melakukan pekerjaan menciptakan kiriman sementara manajer proyek mengoordinasikan sumber daya tersebut. Dan jika itu adalah satu-satunya hal yang terjadi, itu mungkin sudah cukup. Tetapi ada beberapa hal lain yang harus terjadi selama eksekusi.

Karena tim proyek sangat penting untuk pelaksanaan yang sukses, orang harus berasumsi bahwa mengembangkan tim penting untuk tujuan itu. Jadi ada asumsi bahwa manajer proyek tidak hanya akan memperoleh dan mengelola tim, tetapi juga mengolahnya dengan melakukan latihan membangun tim. Demikian juga, PM tidak hanya mengelola komunikasi tetapi juga mengelola keterlibatan pemangku kepentingan, memastikan kualitas proyek dan produk dan - jika pengadaan terlibat - mendukung upaya untuk kontrak dengan vendor.

Di bidang Pelaksana inilah sebagian besar anggaran akan dihabiskan dan hasil proyek akan dihasilkan. Dan sepertinya di sini kita akan mulai melihat permintaan perubahan pemangku kepentingan. Sementara tim proyek dapat menerapkan perubahan yang disetujui, hanya papan kontrol perubahan yang dapat menyetujui atau menolak perubahan ini.

Eksekusi proyek dapat berlangsung selama berhari-hari, berminggu-minggu, berbulan-bulan atau bertahun-tahun tergantung pada durasinya. Tetapi itu tidak cukup hanya dengan mengeksekusi. Seseorang harus memastikan proyek tetap di jalurnya. Di situlah kelompok proses kami selanjutnya ikut berperan.

Dokumen kunci yang dibuat: Tidak ada. Hanya pembaruan.


Monitoring and Controlling (Monitoring dan Pengendalian)
Sementara kelompok proses lainnya terjadi secara berurutan, Pemantauan dan Pengendalian melayang di atas seluruh proyek dan, terjadi di seluruh proyek dan tidak linier. Apa yang tercakup di dalamnya? Menurut PMBOK® Guide, ini adalah "proses yang diperlukan untuk melacak, meninjau dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek; mengidentifikasi area di mana perubahan pada rencana diperlukan; dan memulai perubahan yang sesuai.1" Sebenarnya, Anda tidak dapat menganggap Anda akan selalu sesuai rencana. Bahkan, sepertinya Anda tidak akan melakukannya. Pemantauan dan Pengendalian adalah tempat Anda kembali ke jalur, di mana Anda membandingkan rencana dengan yang sebenarnya, mengukur varians, dan mengambil tindakan korektif.

Beberapa contoh area yang mungkin dikontrol adalah ruang lingkup, biaya, dan jadwal. Ini semua memiliki variasi dalam hal alat dan teknik yang akan Anda gunakan untuk mengendalikan mereka. Tetapi apa yang masing-masing memiliki kesamaan adalah bahwa mereka memiliki garis dasar yang ditentukan dalam perencanaan. Karena kami melacak kemajuan kami terhadap garis dasar ini, Anda tidak perlu mengubahnya sedikit pun. Mereka bisa dibuat. Tetapi seperti yang disebutkan, hanya papan kontrol perubahan yang dapat menyetujui perubahan ini.

Salah satu cara untuk berpikir tentang pemantauan dan pengendalian adalah dengan membayangkan bahwa Anda mengemudi di seluruh negeri sesuai dengan rencana atau peta jalan Anda. Tetapi jika Anda tersesat dan Anda tidak memiliki GPS, Anda akan berhenti, menanyakan arah dan kembali ke jalur, atau mungkin berdasarkan informasi baru, seperti jalan baru yang akan memotong jam perjalanan, Anda akan ubah atau perbarui paket Anda.

Pelajaran yang dipetik di sini adalah bahwa dengan asumsi bahwa Anda akan tetap berada di jalur ajaib hanya karena Anda telah merencanakan untuk menjadi resep untuk kegagalan. Hanya kewaspadaan, pelacakan, dan pelaporan yang konstan yang akan membuat proyek tetap fokus untuk mencapai tujuannya.

Dokumen kunci yang dibuat: Tidak ada. Hanya pembaruan.


Closing (Penutupan)
Dari namanya, seharusnya sudah cukup jelas apa yang terjadi di sini. Anda tidak hanya menutup proyek secara formal tetapi Anda juga mendapatkan sign-off dan penerimaan dari pelanggan. Meskipun ini harus jelas, terlalu sering proyek hanya gagal. Orang-orang berhenti datang ke pertemuan dan semua orang hanya muncul di pertemuan berikutnya. Praktik terbaik menentukan bahwa kekakuan yang diterapkan pada sisa proyek harus diterapkan di sini juga. Manajer proyek harus secara resmi menutup proyek dengan mengarsipkan catatan, mengadakan sesi pelajaran, dan merayakan dan melepaskan tim. Dan pelajaran yang dipetik bersama dengan informasi historis lainnya harus diarsipkan secara terpusat untuk digunakan sebagai masukan bagi proyek-proyek masa depan untuk mencegah penciptaan kembali roda.

Intinya adalah bahwa sementara kelompok proses ini tidak selalu mudah diimplementasikan, tidak melakukannya berarti tim mungkin tidak pernah menyadari manfaat penuh dari proyek mereka yang sangat strategis.

Belajarlah lagi?
Apakah Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang kelompok proses dan praktik terbaik manajemen proyek? Atau nilai sertifikasi PMP? Jika demikian, Project Management Academy® dapat membantu. Telepon atau online untuk mendaftar ke kamp pelatihan persiapan ujian PMP berikutnya di daerah Anda.

Catatan kaki
1. Institut Manajemen Proyek, Panduan untuk Badan Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK® Guide) - Edisi Keenam, Project Management Institute Inc., 2017, Halaman 23 ^


Sumber :
https://projectmanagementacademy.net/articles/five-traditional-process-groups/
https://www.wikiwand.com/en/Project_management

Sunday, April 5, 2020

Seven (7) Waste


Seven waste (7 waste) atau 7 pemborosan adalah jenis-jenis pemborosan yang terjadi di dalam proses manufaktur ataupun jasa, yakni Transportasi, Inventori, Gerakan, Menunggu, Proses yang berlebihan, Produksi yang berlebihan, Barang rusak.

Di dalam bahasa inggris, dikenal dengan istilah TIMWOOD (Transportation, Inventory, Motion, Waiting, Over-processing, Over-production, Defect). Tujuh pemborosan ini diperkenalkan oleh Taiichi Ono dari Jepang yang bekerja untuk Toyota dan diperkenalkan dalam sistem produksi yang dikenal dengan Toyota production system.

Dilihat dari sudut pandang nilai tambah, maka segala aktivitas yang kita lakukan dapat dibagi menjadi 3 kelompok besar:
  1. Aktivitas Bernilai Tambah atau dikenal dengan Value-Added Activities (VA)
  2. Aktivitas Tidak Bernilai Tambah atau dikenal dengan Non-Value-Added Activities (NVA)
  3. Aktivitas Tidak Bernilai Tambah tetapi Diperlukan atau dikenal dengan Value Enabler Activities atau Business Non-Value-Added Activities (VE atua BNVA)

Berbeda dengan VA dan NVA, VE relatif jarang dipakai. Secara ringkas, Value Enabler Activities adalah segala aktivitas yang tidak ‘dibayar’ oleh pelanggan tetapi tetap kita lakukan karena faktor risk management, regulasi, kebijakan perusahaan.

Misalnya melakukan pemeriksaan dengan prinsip empat mata (four-eyes principle) atas aplikasi kredit di bank bukanlah aktivitas yang dibutuhkan pelanggan, tetapi regulasi mewajibkan adanya aktivitas ini untuk meminimalkan resiko.

Terdapat 7 Macam Kategori Waste yang sering terjadi dalam industri Manufacturing, diantaranya :


1. Waste of Overproduction (Produksi yang berlebihan)

Waste atau pemborosan yang terjadi karena kelebihan produksi baik yang berbentuk Finished Goods (Barang Jadi) maupun WIP (Barang Setengah Jadi) tetapi tidak ada order / pesan dari Customer. Beberapa Alasan akan adanya Overproduction (kelebihan Produksi) antara lain Waktu Setup Mesin yang lama, Kualitas yang rendah,  atau pemikiran “Just in case” ada yang memerlukannya.

2. Waste of Inventory (Inventori)

Waste atau pemborosan yang terjadi karena Inventory adalah Akumulasi dari Finished Goods (Barang Jadi), WIP (Barang Setengah Jadi) dan Bahan Mentah yang berlebihan di semua tahap produksi sehingga memerlukan tempat penyimpanan, Modal yang besar, orang yang mengawasinya dan pekerjaan dokumentasi (Paparwork).

3. Waste of Defects (Cacat / Kerusakan)

Waste atau Pemborosan yang terjadi karena buruknya kualitas atau adanya kerusakkan (defect) sehingga diperlukan perbaikan. Ini akan menyebabkan biaya tambahan yang berupa biaya tenaga kerja, komponen yang digunakan dalam perbaikan dan biaya-biaya lainnya.

4. Waste of Transportation (Pemindahan/Transportasi)

Waste atau Pemborosan yang terjadi karena tata letak (layout) produksi yang buruk, peng-organisasian tempat kerja yang kurang baik sehingga memerlukan kegiatan pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya. Contohnya Letak Gudang yang jauh dari Produksi.

5. Waste of Motion (Gerakan)

Waste atau Pemborosan yang terjadi karena Gerakan –gerakan Pekerja maupun Mesin yang tidak perlu dan tidak memberikan nilai tambah terhadap produk tersebut. Contohnya peletakan komponen yang jauh dari jangkauan operator, sehingga memerlukan gerakan melangkah dari posisi kerjanya untuk mengambil komponen tersebut.

6. Waste of Waiting (Menunggu)

Saat Seseorang atau Mesin tidak melakukan pekerjaan, status tersebut disebut menunggu. Menunggu bisa dikarenakan proses yang tidak seimbang sehingga ada pekerja maupun mesin yang harus mengunggu untuk melakukan pekerjaannya , Adanya kerusakkan Mesin, supply komponen yang terlambat, hilangnya alat kerja ataupun menunggu keputusan atau informasi tertentu.

7. Waste of Overprocessing (Proses yang berlebihan)

Tidak setiap proses bisa memberikan nilai tambah bagi produk yang diproduksi maupun customer. Proses yang tidak memberikan nilai tambah ini merupakan pemborosan atau proses yang berlebihan. Contohnya : proses inspeksi yang berulang kali, proses persetujuan yang harus melewati banyak orang, proses pembersihan. Semua Customer menginginkan produk yang berkualitas, tetapi yang terpenting adalah bukan proses Inspeksi berulang kali yang diperlukan tetapi bagaimana menjamin Kualitas Produk pada saat pembuatannya. Yang harus kita lakukan adalah Carikan Root Cause (akar penyebab) dari suatu permasalahan dan ambilkan tindakan (countermeasure) yang sesuai dengan akar penyebab tersebut.


Sumber :
https://id.wikipedia.org/wiki/7_pemborosan
http://shiftindonesia.com/seven-waste-dalam-lean-manufacturing/
https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-7-waste-dalam-lean-manufacturing/

Saturday, April 4, 2020

Lima R (5R atau 5S)

Definisi 5R
5R merupakan suatu filosofi dan suatu cara  mengorganisasikan dan mengelola ruang  kerja dengan menghilangkan pemborosan (waste) dengan suatu program terstruktur  yang secara sistematis menciptakan ruang  kerja (workplace) yang bersih, teratur dan  terawat dengan baik.

Tujuan 5R
Meningkatkan moral karyawan, kebanggaan  dalam pekerjaan mereka serta rasa  kepemilikan dan tanggung jawab mereka.
Meningkatkan produktivitas dengan  melakukan kegiatan menata tempat kerja.

Target 5R
Target utama dari 5R adalah moral dan efisiensi di ruang kerja.

Prinsip 5R
Mencegah pemborosan akibat kesulitan mencari dan  mendapatkan suatu komponen dalam suatu rangkaian  proses produksi dengan cara mendesain ruang kerja  sedemikian rupa sehingga hanya komponen terkait  saja yang ada di ruang kerja tersebut, dan  ditempatkan secara rapi dan teratur sehingga mudah  dicari dan dikembalikan lagi ke tempatnya semula.


RINGKAS
Jepang : Seiri  
Inggris : Sorting
Memisahkan segala sesuatu yang diperlukan  dan menyingkirkan yang tidak diperlukan dari  tempat kerja.

Langkah-Langkah Ringkas
Cek barang di area kerja masing masing.
Tentukan kategori barang yang dibutuhkan dan  tidak dibutuhkan.
Beri label merah utk barang yang tidak  dibutuhkan.
Siapkan tempat untuk membuang barang-barang  yang tidak dibutuhkan.
Secara berkala, buanglah barang barang berlabel  merah ke tempat yang telah disiapkan.


RAPI
Jepang : Seiton
Inggris : Straightening / Setting in order / Stabilize
Menyimpan barang sesuai dengan tempatnya.

Langkah-Langkah Rapi
Rancang metode penempatan barang yang  diperlukan, sehingga mudah didapatkan  kembali saat dibutuhkan.
Tempatkan barang-barang yang diperlukan ke  tempat yang telah dirancang dan disediakan.
Beri label / identifikasi untuk mempermudah  penggunaan maupun pengembalian ke  tempat semula.


RESIK
Jepang : Seiso
Inggris : Sweeping / Shining or cleanliness / Systematic cleaning / Shine
Membersihkan tempat/lingkungan kerja,  mesin/peralatan dan barang-barang agar tidak  terdapat debu dan kotoran.

Langkah-Langkah Resik :
Sediakan sarana kebersihan.
Pembersihan tempat kerja secara berkala.
Peremajaan tempat kerja.
Pelestarian Resik.


RAWAT
Jepang : Seiketsu  
Inggris : Standardizing
Mempertahankan hasil yang telah dicapai  pada 3R sebelumnya dengan membakukannya  (standardisasi).

Langkah-Langkah Rawat :
Tetapkan standar kebersihan, penempatan  dan penataan.
Komunikasikan ke setiap karyawan yang  sedang bekerja di tempat kerja.


RAJIN
Jepang : Shitsuke
Inggris : Sustaining the discipline or self-discipline
Terciptanya kebiasaan pribadi karyawan untuk  menjaga dan meningkatkan apa yang sudah  dicapai.

Langkah-Langkah Rajin :
Tentukan Target bersama.
Komunikasi di lingkungan kerja.
Kesempatan belajar.


Daftar Pustaka:
Osada,Takashi. The 5S’s: Five Keys to a Total Quality Environment,  Jakarta, PPM, 2004.
Tsuchiya, Kazuo & Freddy Soon. 5S - The Practice of Good Housekeeping,  National Productivity Board.

Tuesday, March 3, 2020

Lead Time

LEAD TIME
Lead time adalah jangka waktu antara pesanan pelanggan dan pengiriman produk akhir. Perintah kecil dari item yang sudah ada sebelumnya mungkin hanya memiliki beberapa jam lead time, tetapi perintah yang lebih besar dari bagian-bagian custom-made mungkin memiliki lead time minggu, bulan atau bahkan lebih lama. Itu semua tergantung pada sejumlah faktor, dari waktu yang dibutuhkan untuk menciptakan mesin dengan kecepatan sistem pengiriman. Lead time dapat berubah menurut musim atau hari libur atau permintaan keseluruhan untuk produk.

MANUFAKTUR LEAD TIME
Manufaktur lead time adalah jumlah waktu antara penempatan pesanan dan penerimaan pesanan oleh pelanggan. Ini mencakup sejumlah komponen yang berbeda dari proses manufaktur dan dapat diprediksi oleh produsen dengan sistem yang didirikan di tempat untuk menangani pesanan. Ketika pelanggan panggilan produsen untuk melakukan pemesanan, produsen harus menyediakan sebuah kutipan lead time sehingga pelanggan tahu kapan untuk mengharapkan produk kutipan tersebut juga mungkin tercantum dalam katalog untuk menyediakan pelanggan dengan perkiraan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menerima barang yang mereka pesanan.

CYLE TIME
Waktu siklus (Cycle Time) adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan produksi satu unit dari awal sampai akhir. Jadi cycle time artinya semua tentang kecepatan pengiriman produk/jasa ke pelanggan. Cycle Time (Waktu siklus) merupakan hal mencakup waktu proses, di mana unit ditindaklanjuti untuk mendekatkannya ke output (keluaran), dan waktu tunda (delay time), di mana satu unit pekerjaan dihabiskan untuk mengambil tindakan selanjutnya. Dengan mengetahui cycle time maka akan mudah bagi Anda untuk melakukan perbaikan atau biasa disebut dengan cycle time reduction.

Istilah Lead Time ini ke bahasa Indonesia berbeda-beda sesuai dengan bidang operasinya juga, ada yang menyebutnya sebagai “Waktu Tenggang” ada juga yang menyebutnya sebagai “Waktu Tunggu” dan ada juga yang menerjemahkannya menjadi “Waktu Pemesanan Bahan”.

Perlu diketahui bahwa Lead Time yang tinggi akan mengakibatkan tingginya persediaan dan juga akan mempengaruhi kepuasan pelanggan/pembeli yang pada akhirnya akan mencari produk alternatif lainnya.


Sumber :
http://lindha-simanjuntak.blogspot.com/2010/12/lead-time.html
https://blogcoretangw.blogspot.com/2017/11/apa-itu-cycle-time-talk-time-dan-lead-time.html?m=1
https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-lead-time-pengaruh-lead-time-terhadap-keputusan-pemesanan/

Related Posts