Standard Operating Procedure

Topik sebelumnya kita membahas mana yang lebih penting antara Sistem, People atau Kultur. Dari diskusi maya tersebut dapat kita ambil kesimpulan bahwa ketiga-tiga penting dan harus segera dibenahi, namun sebagai prioritas utama maka Sistem-lah yang harus pertama dilakukan pembenahan sehingga nantinya akan mempermudah kita membenahi 2 faktor berikutnya, yaitu People dan Kultur.

Untuk membuat sistem yang baik, maka kita perlu menggunakan prosedur yang baku sebagai pedoman yang mudah dipahami dan dilaksanakan. Serta yang standar yaitu semua orang melakukan yang sama dan sistematis, yaitu berupa Standard Operating Procedure.

Standard Operating Procedure (SOP) atau Prosedur Operasi Standar adalah dokumen tertulis yang berisi detail instruksi kerja yang disampaikan dengan langkah per langkah aktivitas dari suatu proses. 

Banyak sekali fungsi dari Standard Operating Procedure, yang paling banyak orang tahu adalah agar karyawan baru dapat memahami dengan gamblang saat akan melakukan pekerjaan barunya. Tentunya tetap perlu pelatihan bagi karyawan tersebut.

Fungsi lain dari Standard Operating Procedure adalah sebagai bahan review bagi management atau dari pimpinan departemen terkait untuk selalu memeriksa dan menganalisa apakah prosedur kerja yang sudah ada sudah merupakan aktivitas yang efektif dan efisien. Sehingga dengan secara berkala diadakan review dan penyempurnaan, maka perusahaan dapat menjadi besar dan berkembang, terutama dari segi manajemen dan operasional.

Dan yang tak kalah penting fungsi Standard Operating Procedure adalah men-standart-kan cara kerja dari pekerja agar mendapatkan kualitas produk yang standard juga. Karena kualitas yang baik tentunya berawal dari suatu aktivitas kerja yang baik dan benar, dan ditambah dengan langkah-langkah kerja yang standard maka kualitas pasti akan semakin membaik.

Standard Operating Procedure harus kita buat dengan sistematis, kita lihat dari segi global kemudian mengarah ke yang lebih detil. Untuk itu kita dapat membaginya menjadi 3 hal, yaitu Total Flow (TF), Flow Control Process (FCP) dan Manual.

1. Total Flow
Ini merupakan gambaran besar dari perusahaan, dimana kita dapat membagi menjadi 3 unsur, Input - Proses - Output. Flow atau aliran dari hampir perusahaan pasti terdiri dari 3 unsur ini.

Unsur pertama Input adalah segala sesuatu yang menjadi resources bagi perusahaan, dalam hal ini adalah supplier, yang mengirimkan material baik bahan baku utama, bahan baku penunjang maupun barang setengah jadi. Sedangkan output adalah hasil dari perusahaan, pada umumnya ini adalah customer, dimana kita mengirimkan barang jadi kepada mereka.

Kemudian Proses adalah onderdil dari perusahaan itu sendiri. Proses di suatu perusahaan dapat berbeda dengan perusahaan yang lain, namun pada dasarnya dapat kita golongkan sebagai berikut, Purchasing - Warehouse - Logistic - Production - Shipment. Kelima unsur atau departemen ini adalah yang utama yang dapat ditarik garis lurus dari Supplier hingga Customer. Dan yang tidak kalah penting adalah unsur yang lain, seperti Quality Control, Accounting, Human Resources Development, Information System dan lain sebagainya yang secara langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan kelima departemen yang diatas.

2. Flow Control Process
Ini merupakan flow yang agak lebih detail. Masing-masing departemen yang telah disebutkan pada poin 1, yaitu Purchasing, Warehouse, Logistic, Production, Shipment, Quality Control, Accounting, Human Resources Development dan Information System, masing-masing harus mempunyai Flow Control Process.

Flow control process ini merupakan aliran proses dari awal hingga akhir dari suatu departemen. Kemudian dari masing-masing proses tersebut kita tambahankan PIC yang menjadi penanggung jawab dan kita tambahkan pula form atau dokumen yang berhubungan dari proses serta alat yang membantu dan wajib ada saat proses berlangsung.

Contoh kita ambil departemen Warehouse. Misal proses dari awal hingga akhir adalah Receiving - Posting - Storage - Supply. Lalu dari masing-masing proses itu kita tambahkan PIC-nya, misal Receiving : Adi, Posting : Aries, Storage : Eddy, Supply : Yoyok.

Lalu dokumen yang terkait misal, Receiving : Delivery Order atau Purchase Order, Posting : Delivery Order atau Master List, Storage :  Delivery Order atau Master List , Supply : Manufacturing Order atau Work Order.

Sedangkan alat atau sarana kerja yang ada untuk membantu proses agar pekerjaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien, misal Receiving : Forklift, Posting : Hand Pallet, Storage : Trolley, Supply : Trolley.

Untuk memudahkan dalam membuat dan memahami Flow Control Process, kita buat Flow Control Process ini ke dalam bentuk tabel. Kolom pertama berisi Proses, kolom kedua PIC, kolom ketiga Dokumen dan kolom keempat Tool atau Alat.

3. Manual
Manual ini adalah yang sering kita familier kita sebutkan sebagai SOP atau Standard Operating Procedure, namun jika Manual ini tidak didukung dan tidak didahului dengan Total Flow dan Flow Control Process, maka niscaya detil yang kita buat dapat melenceng atau tidak tepat sasaran atau bahkan akan ada yang terlewat.

Analoginya adalah jika kita akan berangkat ke suatu tujuan, kita tentunya akan bertanya dan mencari dari yang lebih global baru kemudian detil. Misal kita akan pergi keluar negeri, kita harus mengetahui Negara mana yang akan menjadi tujuan. Kemudian kita harus mengetahui Provinsi atau Kota yang akan kita tuju. Berikutnya kita tanyakan adalah Alamat dan ancer-ancer dari tempat tujuan.

Jangan langsung bertanya alamat rumah dan ciri-ciri rumah jika kita tidak tahu negara mana yang kita tuju, sehingga kita akan tersesat yang amat sangat.

Manual ini kita susun langkah demi langkah, dari kita akan memulai suatu proses, lalu kita melakukan proses hingga proses dinyatakan selesai dan komplit. Misal SOP dari proses Receiving
a. Terima kedatangan barang dari Supplier
b. Turunkan barang dari mobil atau container dengan menggunakan forklift
c. Periksa nama barang, spesifikasi barang dan jumlah barang berdasarkan dokumen Delivery Order (DO) atau Purchase Order (PO)
d. Pastikan barang yang diterima dalam kondisi baik dan tidak ditemukan adanya kerusakaan

Agar lebih mudah dipahami, SOP diatas juga perlu ditambahkan foto dari masing-masing proses terutama detil proses yang kritikal, sehingga aktivitas dan berjalan dengan baik, benar dan lancar.