Checksheet dan Checklist

Kunci utama atas keberhasilan suatu Standard Operating Procedure (SOP) dari bahasan kita sebelumnya, setelah direncanakan dan dibuat adalah pengendalian dan pelaksanaan proses tersebut dilakukan dengan baik dan benar tanpa suatu pengawasan yang terlalu ketat.

Untuk itu kita perlu menggunakan tool sederhana namun mempunyai manfaat yang hebat checksheet atau checklist.

contoh: checklist

Checklist (Daftar Periksa) dan Checksheet (Lembar Periksa) adalah alat dan teknik yang digunakan dalam manajemen Mutu. Banyak orang bingung dengan checklist dan checksheet, dan paling sering berpikir keduanya adalah satu dan sama. Penting untuk memahami dengan jelas perbandingan daftar periksa vs lembar periksa untuk mendapatkan pemahaman yang jelas. 

Checksheet adalah media berupa lembaran (sheet) kertas atau juga dapat juga berupa lembaran digital di file excel yang berisi subyek yang harud diperiksa (check) secara rutin dengan tujuan data dapat dengan mudah dikumpulkan dan cukup ringkas serta dapat lebih menjamin keteraturan pengumpulan dan pencatatan data secara sederhana.

Checksheet untuk kualitas juga dikenal sebagai Tally Sheet. Dalam Lembar Pemeriksaan Kualitas, fakta tentang masalah kualitas disebutkan secara terorganisir.

Checksheet membantu mengetahui seberapa sering cacat tertentu terjadi.

Checklist adalah daftar (list) mengenai hal-hal yang harus diperiksa (check) untuk membantu pekerjaan yang memiliki detail yang harus dikerjakan dalam jumlah yang banyak dan rumit. 

Checklist (daftar periksa) adalah alat yang digunakan untuk memverifikasi apakah serangkaian langkah yang diperlukan telah dilakukan atau belum.

Contoh Checklist untuk kualitas adalah alat yang membantu memverifikasi

• apakah tindakan yang diperlukan telah terjadi atau tidak
• apakah item yang diperlukan telah disertakan atau tidak.

Secara sederhana, Checklist membantu dalam mengidentifikasi cacat.

Jadi dapat kita ambil kesimpulan bahwa checksheet maupun checklist adalah serupa, karena perbedaan yang sangat tipis namun mempunyai proses dan tujuan yang sama.

Yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Checksheet adalah :

• Tujuan pengambilan data harus jelas.

• Tercantum waktu pengumpulan data.

• Pengumpulan data harus benar, akurat dan lengkap.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa tujuan dari pemakaian Checksheet adalah (Vincent Gaspersz, 2001):

• Memudahkan proses pengumpulan data terutama untuk mengetahui bagaimana sesuatu masalah sering terjadi. Tujuan utama dari penggunaan Check Sheet adalah membantu mentabulasikan banyaknya kejadian dari suatu masalah tertentu dan penyebab tertentu.

• Mengumpulkan data tentang jenis masalah yang sedang terjadi. Dalam kaitan ini, Check Sheet (Lembar Periksa) akan membantu memilah-milah data kedalam kategori yang berbeda seperti penyebab-penyebab, masalah-masalah dan lainnya.

• Menyusun data secara otomatis sehingga data itu dapat dipergunakan dengan mudah.

• Memisahkan antara opini dan fakta. Kita sering berfikir bahwa kita mengetahui suatu masalah atau menganggap suatu penyebab itu merupakan hal yang paling penting. Dalam hal ini Check Sheet akan membuktikan opini kita apakah benar atau tidak.

Checklist ini dapat kita turunkan dari langkah demi langkah yang tertulis pada SOP atau yang biasa disebut sebagai Work Breakdown Structure (WBS), sehingga dengan penggunaan checklist ini dapat membantu mengidentifikasi detil pekerjaan yang banyak dan kompleks sehingga semua pekerjaan dapat terlaksana dan tidak ada yang tertinggal atau kelupaan.

Selain untuk proses kerja, checklist juga dapat digunakan untuk memastikan mutu, yang bisa disebut dengan checklist mutu. Checklist ini berupa daftar cek terhadap suatu pekerjaan terkait kendali mutu.  

Sumber :

https://pmvidya.com/blog/quality-checklists-vs-quality-checksheets/