SOP dan Work Instruction

Seringkali kita mendengar istilah SOP (Standard Operating Procedure) dan WI (Work Instruction) didalam sistem manajemen mutu dan kadangkala kesulitan membedakan diantara keduanya. Persamaan pengertian SOP dan WI merupakan suatu panduan (pedoman) yang menjelaskan mengenai kegiatan atau proses itu dilakukan (dilaksanakan), sedangkan yang membedakan adalah SOP lebih luas ruang lingkupnya dan menggambarkan banyak aktifitas dari suatu proses sedangkan untuk WI merupakan petunjuk atau cara dalam melakukan satu jenis aktifitas.

SOP atau Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja atau dengan kata lain SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. SOP biasanya tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal.

Tujuan dari SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja di satu organisasi.

Working Instruction/WI atau Instruksi Kerja adalah: tata cara dalam melakukan satu jenis aktifitas, misalnya dalam melakukan wawancara detail yang dikerjakan.

Perbedaan antara SOP dan WI adalah dari kompleksitas aktifitasnya, kalau SOP menggambarkan pengendalian banyak aktifitas dari suatu proses, misalnya SOP Produksi, sedangkan WI hanya merupakan petunjuk atau tata cara dalam melakukan satu jenis aktifitas, misalnya WI untuk pengemasan Produk ABC, WI dalam proses interview yang merupakan turunan dari SOP Recruitment & Selection.

SOP biasanya menggambarkan flowchart hubungan antar proses/aktifitas, misalnya untuk prosedur produksi, salah satu input dari prosesnya adalah hasil atau keluaran  dari proses distribusi barang mentah, dan keluaran/output dari proses produksi menjadi input dari SOP pengemasan/pengepakan (misalnya).

Sedangkan  instruksi kerja menceritakan deskripsi teknis dari suatu  aktifitas misalnya instruksi kerja mesin percetakan dimana instruksi itu menggambarkan urut-urutan, mulai dari menyalakan  tombol sampai mesin itu bekerja sampai dengan selesai atau cara mematikan mesin.

Sebagai gambaran pada industri manufacture ada kegiatan dari mulai penerimaan bahan baku, pengolahan dan pengemasan produk. Untuk menjelaskan kegiatan tersebut maka dibuat SOP, salah satunya SOP pengemasan yang memuat mengenai alat, bahan dan aktifitas. Lalu untuk menjelaskan detail pelaksanaan SOP tersebut dibuatlah WI atau intruksi kerja misalnya ada aktifitas mesin kemas maka dibuat WI mesin kemas yang memuat urutan dari mulai menghidupkan mesin, mesin bekerja sampai mematikan mesin.

Di bawah alur tahapan pada sistem manajemen mutu sebagai berikut :

Tahapan akhir dari WI adanya form record atau laporan yang memuat kegiatan dari aktifitas yang telah dilakukan. Adanya form ini akan memudahkan dalam melakukan monitoring atau evaluasi terhadap aktifitas. Disamping itu juga laporan kegiatan akan memberikan manfaat pada traceability (penelusuran) apabila ada permasalahan yang muncul diakibatkan karena kesalahan proses.

Sumber :

https://bestpracticesindustrial.wordpress.com/2014/06/07/perbedaan-sop-dan-wi/

http://businessshownet.blogspot.com/2013/04/bls-bls-hrm-club-bedanya-sop-dan.html