Perubahan bisnis dan lingkungannya dengan begitu cepat harus diiringi pula dengan manuver-manuver jitu jika tidak ingin terlindas atau kalah dari kompetisi. Perubahan ini tidak hanya berdampak terhadap sistem, tapi juga pelaksana sistem itu sendiri, yaitu Manusia. Yang selanjutnya menjadi masalah adalah elemen manusia merupakan bagian yang memiliki resistensi (penolakan) paling besar.
Istilahnya adalah Status Quo. Maka dari itu, dibutuhkan sebuah pendekatan agar Manusia, sebagai elemen paling penting, memiliki pandangan yang positif terhadap perubahan, bahkan siap menjadi bagian di dalamnya. Pendekatan ini disebut Change Management atau Manajemen Perubahan.
Secara definisi, Change Management adalah sebuah proses terstruktur dan sistematis untuk membantu transisi individu, tim kerja, ataupun organisasi dari sebuah kondisi ke arah tujuan yang diinginkan.
Komponen yang harus ada di dalam Change Management adalah :
1. Motivating Change
Mendorong kesiapan untuk berubah dan mengatasi setiap penolakan terhadapnya.
2. Creating a Vision
Merumuskan arah perubahan yang diharapkan.
3. Developing Political Support
Mempersiapkan para Agen Perubah (Change Agent), termasuk para informal leader.
4. Managing the Transition
Menyusun rencana aktivitas, membangun komitmen dan struktur komite.
5. Sustaining Momentum
Mempersiapkan infrastruktur perubahan, membangun sistem pendukung bagi para Agen Perubah, membangun kompetensi dan keahlian baru, dan mengapresiasi kemajuan sekecil apapun.
Bila salah satu komponen di atas tidak dilaksanakan dengan baik, maka beresiko terhadap keberhasilan perubahan itu sendiri, seperti :
Langkah 1 tidak dijalankan / cukup seadanya = Status Quo akan terjaga di titik ekstrim.
Langkah 2 tidak dijalankan / cukup seadanya = Perubahan terjadi dengan arah yang tidak jelas dan terjadi kebingungan.
Langkah 3 tidak dijalankan / cukup seadanya = Akan terjadi sabotase.
Langkah 4 tidak dijalankan / cukup seadanya = Fungsi-fungsi di dalam organisasi akan sulit beroperasi.
Langkah 5 tidak dijalankan / cukup seadanya = Perubahan tidak akan mencapai titik yang diharapkan.
Dengan demikian, perubahan apapun, kebijakan, lokasi, waktu kerja, dst. harus direncanakan dengan matang dan dilaksanakan serta dimonitor dengan baik dan hati-hati.
Tahapan dalam Change Management
Melakukan proses perubahan atau transformasi secara berhasil membutuhkan sejumlah tahapan. Berikut diuraikan tahapan yang perlu dilalui. Tahapan pertama adalah membangun Kebutuhan untuk Melakukan Perubahan. Sebuah proses perubahan tidak akan berhasil tanpa ditopang oleh sebuah kebutuhan yang jelas. Mengapa kita harus berubah; inilah pertanyaan yang perlu dikelola dalam fase ini.
Dalam tahapan ini kita perlu memberikan sejumlah alasan untuk bisa menumbuhkan kesadaran untuk berubah. Kita bisa mengungkapkan gap antara situasi saat ini dengan yang dikehendaki. Dan juga melakukan komunikasi untuk menyebarkan ekspektasi yang positif terhadap perubahan.
Tahapan berikutnya adalah Menciptakan Visi dan Tujuan Perubahan. Setelah kita sadar bahwa perubahan merupakan kebutuhan yang perlu dilakukan, maka dalam fase berikutnya kita mesti membangun tujuan perubahan secara jelas. Visi dan tujuan perubahan akan memberikan arahan yang jelas bagi proses transformasi yang tengah dilakukan.
Dalam hal ini, tujuan perubahan sebaiknya disusun secara artikulatif, jelas, mudah dicerna, dan mampu memotivasi karyawan untuk bersama mencapainya. Tujuan dan visi perubahan mesti diterjemahkan kedalam sasaran (goals) yang lebih rinci dan terukur (measurable). Contoh : Menjadi Pemain No. 1 dalam Industri Selular Indonesia
Tahapan selanjutnya adalah Mengelola Implementasi Proses Perubahan. Tekad dan tujuan perubahan yang sudah dideklarasikan hanya akan sia-sia jika tidak didukung dengan impelemntasi yang jelas dan sistematis. Bahkan kadang dalam fase ini perusahaan banyak yang mengalami kegagalan.
Serangkain tindakan yang bisa dilakukan untuk mendukung proses perubahan antara lain adalah:
• Menciptakan sistem penghargaan yang mendukung proses perubahan merupakan sarana manajemen yang sangat kuat untuk meningkatkan buy-in dan komitmen karyawan.
• Membuat anggaran yang lebih mendukung proses perubahan menjadi bagian yang krusial dari proses implementasi
• Membuat aturan dan prosedur pengoperasian yang lebih baru dan lebih sesuai dengan arah implementasi perubahan. Kebijakan dan aturan yang kondusif akan sangat membantu menciptakan iklim kerja dam kultur perusahaan yang mendukung proses perubahan.
Tahapan terakhir yang harus dilakukan adalah Memelihara Momentum Perubahan. Fase ini perlu dilakukan agar proses perubahan yang telah dijalankan tetap berada on track, dan tidak mundur lagi ke belakang.
Beberapa tindakan konkrit yang dapat dilakukan disini antara lain adalah membangun support system bagi para change agent. Selain itu juga perlu dikembangkan kompetensi dan perilaku baru yang lebih sesuai dengan tujuan perubahan yang hendak diraih.
Sumber :
http://rajapresentasi.com
http://istilah-humanresource.blogspot.com
