Dalam manajemen proyek secara umum - dan Panduan A untuk Badan Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK® Guide) secara spesifik - praktik terbaik menentukan serangkaian kelompok proses yang sangat spesifik yang harus dilakukan. Ini disebut sebagai Memulai, Perencanaan, Pelaksana, Pemantauan dan Pengendalian, dan Penutupan. Timbul pertanyaan: masalah apa yang kita coba selesaikan dengan memiliki lima kelompok proses yang berbeda? (Dalam PMBOK® Guide, mereka disebut kelompok proses karena masing-masing berisi atau menampung proses spesifik yang harus dilakukan.) Jawabannya adalah bahwa proses ini memberi kita latar belakang organisasi untuk berhasil merencanakan, melaksanakan, dan mengelola proyek yang dikelola dengan baik . Dengan itu, mari kita lihat masing-masing kelompok proses ini secara bergantian dan temukan mengapa masing-masing sangat penting untuk keberhasilan proyek.
Initiating (Memulai)
Menurut PMI, proses Inisiasi membantu menetapkan visi tentang apa yang harus dicapai. Di sinilah proyek secara resmi disahkan oleh sponsor, ruang lingkup awal ditentukan, dan pemangku kepentingan diidentifikasi. Identifikasi pemangku kepentingan sangat penting di sini karena identifikasi yang benar (dan manajemen selanjutnya) dari para pemangku kepentingan dapat benar-benar membuat atau menghancurkan proyek. Kelompok proses ini dilakukan agar proyek dan program tidak hanya disetujui oleh entitas sponsor, tetapi juga agar proyek selaras dengan tujuan strategis organisasi. Jika ini tidak dilakukan, proyek dapat dimulai dan dilakukan secara sembarangan, tanpa tujuan atau sasaran nyata yang dinyatakan.
Juga harus dicatat bahwa manajemen memilih dan memberi wewenang kepada manajer proyek di sini. Sangat penting untuk mengesahkan dan membentuk PM lebih awal karena manajer proyek sering memiliki akuntabilitas tetapi hanya memiliki sedikit otoritas. Sebenarnya, jika Anda tidak secara resmi mengotorisasi proyek, Anda tidak memiliki proyek.
Dokumen kunci yang dibuat: Piagam Proyek dan Daftar Pemangku Kepentingan.
Planning (Perencanaan)
Elemen penting dari perencanaan adalah menetapkan ruang lingkup total proyek. Sementara itu mungkin tampak seolah-olah itu dicapai dalam Memulai, ruang lingkup (bersama dengan risiko, tonggak, ringkasan dan anggaran) didefinisikan di sana pada tingkat tinggi. Di sini, melalui proses perencanaan yang berulang dan lebih rinci, yang disebut elaborasi progresif, dokumen proyek dikembangkan pada tingkat yang jauh lebih terperinci.
Dalam PMBOK® Guide, PMI mendefinisikan dua puluh empat proses terpisah yang terlibat dalam perencanaan. Sementara tim proyek dapat memutuskan mana yang akan dipilih untuk proyek tertentu, pesannya jelas: gagal merencanakan, berencana gagal. Terlalu banyak organisasi memulai proyek hanya dengan perencanaan sepintas dengan asumsi - satu anggapan - semuanya akan jatuh ke tempatnya. Tetapi terlalu sering, tanpa perencanaan yang nyata atau memadai, kekacauan terjadi.
Konsep penting dalam Perencanaan adalah bahwa tim mampu memikirkan keseluruhan proyek terlebih dahulu. Jadi mereka tidak hanya membuat berbagai rencana tetapi juga mempertimbangkan semua hal yang mungkin salah (risiko) dan bagaimana mereka meresponsnya. (Sebagai catatan, tim juga harus mencari hal-hal tak terduga yang mungkin menguntungkan mereka - disebut peluang - yang dapat mereka manfaatkan). Jenis rencana apa yang dibuat? Pertama dan terutama, rencana manajemen proyek, dokumen yang memandu pelaksanaan proyek. Ini penting karena menjadi dokumen tata kelola utama untuk seluruh proyek.
Tanpa merinci setiap dokumen yang dibuat, daftar pendek akan mencakup:
Dokumen yang mengikat ruang lingkup (apa yang sedang dan tidak kita lakukan);
Dokumen yang mencantumkan persyaratan terperinci;
Dokumen yang memberikan perkiraan biaya dan waktu;
Dokumen yang menyediakan jadwal;
Dokumen yang merencanakan kualitas, komunikasi, risiko, dan pengadaan.
Selanjutnya kami membuat garis dasar untuk ruang lingkup, jadwal dan biaya yang dengannya kami kemudian dapat (dalam Pemantauan dan Pengendalian) melacak kemajuan kami. Dan kami terus merencanakan bagaimana kami akan mengelola dan melibatkan pemangku kepentingan yang sangat penting di sepanjang siklus hidup proyek.
Pandangan sekilas di atas akan mengungkapkan sifat dasar dari apa yang dicapai selama Perencanaan. Itu menciptakan peta jalan Anda, jalan Anda menuju kesuksesan. Anda seharusnya tidak lagi gagal untuk mempersiapkan rencana-rencana ini daripada seorang arsitek yang gagal membuat cetak biru untuk sebuah bangunan. Pada akhir kelompok proses ini, tim harus memiliki ide yang sangat baik tidak hanya dari apa yang mereka tugaskan - apa yang masuk dan keluar dari ruang lingkup - tetapi juga apa yang diperlukan untuk melaksanakan proyek tepat waktu dan -budget.
Dokumen kunci yang dibuat: Rencana Manajemen Proyek, jadwal, daftar risiko
Executing (Mengeksekusi)
Secara alami, hal selanjutnya yang harus dilakukan setelah Perencanaan adalah mengeksekusi, melakukan pekerjaan. Tetapi yang penting di sini adalah bahwa kita sekarang memiliki rencana manajemen proyek yang dapat kita laksanakan. Ini membantu menjaga kita tetap di jalur. Di sinilah tim proyek mulai melakukan pekerjaan menciptakan kiriman sementara manajer proyek mengoordinasikan sumber daya tersebut. Dan jika itu adalah satu-satunya hal yang terjadi, itu mungkin sudah cukup. Tetapi ada beberapa hal lain yang harus terjadi selama eksekusi.
Karena tim proyek sangat penting untuk pelaksanaan yang sukses, orang harus berasumsi bahwa mengembangkan tim penting untuk tujuan itu. Jadi ada asumsi bahwa manajer proyek tidak hanya akan memperoleh dan mengelola tim, tetapi juga mengolahnya dengan melakukan latihan membangun tim. Demikian juga, PM tidak hanya mengelola komunikasi tetapi juga mengelola keterlibatan pemangku kepentingan, memastikan kualitas proyek dan produk dan - jika pengadaan terlibat - mendukung upaya untuk kontrak dengan vendor.
Di bidang Pelaksana inilah sebagian besar anggaran akan dihabiskan dan hasil proyek akan dihasilkan. Dan sepertinya di sini kita akan mulai melihat permintaan perubahan pemangku kepentingan. Sementara tim proyek dapat menerapkan perubahan yang disetujui, hanya papan kontrol perubahan yang dapat menyetujui atau menolak perubahan ini.
Eksekusi proyek dapat berlangsung selama berhari-hari, berminggu-minggu, berbulan-bulan atau bertahun-tahun tergantung pada durasinya. Tetapi itu tidak cukup hanya dengan mengeksekusi. Seseorang harus memastikan proyek tetap di jalurnya. Di situlah kelompok proses kami selanjutnya ikut berperan.
Dokumen kunci yang dibuat: Tidak ada. Hanya pembaruan.
Monitoring and Controlling (Monitoring dan Pengendalian)
Sementara kelompok proses lainnya terjadi secara berurutan, Pemantauan dan Pengendalian melayang di atas seluruh proyek dan, terjadi di seluruh proyek dan tidak linier. Apa yang tercakup di dalamnya? Menurut PMBOK® Guide, ini adalah "proses yang diperlukan untuk melacak, meninjau dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek; mengidentifikasi area di mana perubahan pada rencana diperlukan; dan memulai perubahan yang sesuai.1" Sebenarnya, Anda tidak dapat menganggap Anda akan selalu sesuai rencana. Bahkan, sepertinya Anda tidak akan melakukannya. Pemantauan dan Pengendalian adalah tempat Anda kembali ke jalur, di mana Anda membandingkan rencana dengan yang sebenarnya, mengukur varians, dan mengambil tindakan korektif.
Beberapa contoh area yang mungkin dikontrol adalah ruang lingkup, biaya, dan jadwal. Ini semua memiliki variasi dalam hal alat dan teknik yang akan Anda gunakan untuk mengendalikan mereka. Tetapi apa yang masing-masing memiliki kesamaan adalah bahwa mereka memiliki garis dasar yang ditentukan dalam perencanaan. Karena kami melacak kemajuan kami terhadap garis dasar ini, Anda tidak perlu mengubahnya sedikit pun. Mereka bisa dibuat. Tetapi seperti yang disebutkan, hanya papan kontrol perubahan yang dapat menyetujui perubahan ini.
Salah satu cara untuk berpikir tentang pemantauan dan pengendalian adalah dengan membayangkan bahwa Anda mengemudi di seluruh negeri sesuai dengan rencana atau peta jalan Anda. Tetapi jika Anda tersesat dan Anda tidak memiliki GPS, Anda akan berhenti, menanyakan arah dan kembali ke jalur, atau mungkin berdasarkan informasi baru, seperti jalan baru yang akan memotong jam perjalanan, Anda akan ubah atau perbarui paket Anda.
Pelajaran yang dipetik di sini adalah bahwa dengan asumsi bahwa Anda akan tetap berada di jalur ajaib hanya karena Anda telah merencanakan untuk menjadi resep untuk kegagalan. Hanya kewaspadaan, pelacakan, dan pelaporan yang konstan yang akan membuat proyek tetap fokus untuk mencapai tujuannya.
Dokumen kunci yang dibuat: Tidak ada. Hanya pembaruan.
Closing (Penutupan)
Dari namanya, seharusnya sudah cukup jelas apa yang terjadi di sini. Anda tidak hanya menutup proyek secara formal tetapi Anda juga mendapatkan sign-off dan penerimaan dari pelanggan. Meskipun ini harus jelas, terlalu sering proyek hanya gagal. Orang-orang berhenti datang ke pertemuan dan semua orang hanya muncul di pertemuan berikutnya. Praktik terbaik menentukan bahwa kekakuan yang diterapkan pada sisa proyek harus diterapkan di sini juga. Manajer proyek harus secara resmi menutup proyek dengan mengarsipkan catatan, mengadakan sesi pelajaran, dan merayakan dan melepaskan tim. Dan pelajaran yang dipetik bersama dengan informasi historis lainnya harus diarsipkan secara terpusat untuk digunakan sebagai masukan bagi proyek-proyek masa depan untuk mencegah penciptaan kembali roda.
Intinya adalah bahwa sementara kelompok proses ini tidak selalu mudah diimplementasikan, tidak melakukannya berarti tim mungkin tidak pernah menyadari manfaat penuh dari proyek mereka yang sangat strategis.
Belajarlah lagi?
Apakah Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang kelompok proses dan praktik terbaik manajemen proyek? Atau nilai sertifikasi PMP? Jika demikian, Project Management Academy® dapat membantu. Telepon atau online untuk mendaftar ke kamp pelatihan persiapan ujian PMP berikutnya di daerah Anda.
Catatan kaki
1. Institut Manajemen Proyek, Panduan untuk Badan Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK® Guide) - Edisi Keenam, Project Management Institute Inc., 2017, Halaman 23 ^
Sumber :
https://projectmanagementacademy.net/articles/five-traditional-process-groups/
https://www.wikiwand.com/en/Project_management
