Identifikasi Penyebab Masalah dengan 6M

Fishbone diagram atau Cause-and-Effect Diagram atau Ishikawa Diagram diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa, seorang ahli pengendalian kualitas dari Jepang, sebagai satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality tools) yang digunakan untuk mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah dan terutama ketika sebuah team cenderung jatuh berpikir pada rutinitas.

Suatu tindakan dan langkah improvement akan lebih mudah dilakukan jika masalah dan akar  penyebab masalah sudah ditemukan.

Masalah-masalah klasik di industri manufaktur seperti:
1. Keterlambatan proses produksi
2. Tingkat defect (cacat) produk yang tinggi
3. Mesin produksi yang sering mengalami trouble
4. Output lini produksi yang tidak stabil yang berakibat kacaunya plan produksi
5. Produktivitas yang tidak mencapai target
6. Complain pelanggan yang terus berulang

Setelah kita mengidentifikasi masalah, lalu kita harus mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah. Prosedur atau langkah-langkah pembuatan fishbone diagram di bawah ini.

Kategori 6M yang biasa digunakan dalam industri manufaktur:
1. Machine (mesin atau teknologi),
2. Method (metode atau proses),
3. Material (termasuk raw material, consumption, dan informasi),
4. Man Power (tenaga  kerja atau pekerjaan fisik) / Mind Power (pekerjaan pikiran: kaizen, saran, dan sebagainya),
5. Measurement (pengukuran atau inspeksi), dan
6. Milieu / Mother Nature (lingkungan).

Kategori 8P yang biasa digunakan dalam industri jasa:
1. Product (produk/jasa),
2. Price (harga),
3. Place (tempat),
4. Promotion (promosi atau hiburan),
5. People (orang),
6. Process (proses),
7. Physical Evidence (bukti fisik), dan
8. Productivity & Quality (produktivitas dan kualitas).

Kategori 5S yang biasa digunakan dalam industri jasa:
1. Surroundings (lingkungan),
2. Suppliers (pemasok),
3. Systems (sistem),
4. Skills (keterampilan),
5. Safety (keselamatan).

Kaoru Ishikawa juga menyumbangkan pemikiran di bidang manajemen kualitas dengan merubah konsep pemikiran manusia tentang bekerja. Ishikawa mengurai secara rinci prinsip plan-do-check-act W.Edward Deming, sang kreator P-D-C-A menjadi;

1. Plan-P
Tentukan gol dan target
Tentukan cara/metode mencapai gol
2. Do-D
Terlibat dalam pendidikan dan pelatihan
Implementasi pekerjaan
3. Check-C
Cek akibat dari implementasi
4. Act-A
Mengambil tindakan yang sesuai

Identifikasi Masalah dengan 5W2H

Merumuskan masalah adalah hal yang sangaty penting agar kita dapat mengetahui dengan pasti masalahnya dan kemudian kita fokus pada solusi masalah.

Memecahkan masalah bukan suatu persoalan mudah. Kita perlu merumuskan masalah dengan benar, sehingga kita dapat menemukan solusi yang tepat pada akar masalah. Banyak metode pemecahan masalah seperti 5W2H (What, Where, When, Why, Who, How & How Much)

1. Apa (what).
Apa saja yang menjadi penyebab masalah tersebut?
2. Kapan (when).
Kapan masalah tersebut paling sering muncul?
3. Di mana (where).
Dimana masalah tersebut paling sering muncul?
4. Siapa (who).
Siapa orang atau kelompok yang mengalami paling banyak masalah?
5. Mengapa (why).
Mengapa masalah tersebut banyak terjadi?
6. Bagaimana (how).
Bagaimana masalah tersebut bisa terjadi?
7. Berapa biayanya (how much).Masalah mana yang biayanya paling besar? / atau berapa besar biasa yang sudah ditimbulkan?

Permasalahan haruslah dipandang sebagai sesuatu yang netral dan tidak bersifat negatif. Karena permasalahan sifatnya realitas (apa adanya). Memahami dan bercermin terhadap realitas sungguh sangat penting, karena dari situ kita bisa bangkit dengan semangat, berdiri tegak dan kokoh dan bergerak maju dan cepat.

Stock Take

Untuk stock kita bagi menjadi 3, yaitu:
Fast moving stock
Slow moving stock
End of Life stock (atau disebut juga dengan Non moving stock, Dead stock)

Yang termasuk dalam Fast Moving Stock adalah stock yang selalu dipakai setidak-tidaknya dalam 3 bulan terakhir.
Untuk kategori Slow Moving Stock adalah stock yang masih dipakai dalam kurun waktu 3 sampai dengan 6 bulan terakhir.
Dan kategori EOL (End Of Life) adalah stock yang terakhir terpakai 6 bulan lalu.

Penentuan kurun waktu bisa berubah dan diadjust tergantung dengan kecepatan perputaran barang di perusahaan. Kategori aging stock biasanya masuk diantara 2 kategori, yaitu Slow Moving atau End of Life.

Sedangkan untuk metode stock take (stock opname)
Daily cycle count (harian)
Weekly stock take (mingguan)
Monthly stock take (bulanan)
Bi-yearly stock take (6 bulanan)

Stock yang termasuk dalam kategori Slow Moving atau End of Life dilakukan stock take dalam Monthly Stock Take dan Bi-yearly Stock Take. Dimana pelaksanaan Bi-yearly Stock Take sama dengan Monthly Stock Take namun ikut dipantau dan diaudit oleh bagian lain boleh dari dalam perusahaan boleh dari pihak eksternal.

Untuk melakukan Daily Cycle Count atau stock opname harian, sebelum membagikan daftar list stock yang akan dihitung tambahkan opening stock dari database (komputer). Qty opening stock ini adalah stock di pagi hari yang sudah dilakukan update dari semua transaksi sebelumnya, yaitu sudah dilakukan sore hari hari kemarin.

Qty opening stock yang update ini wajib ada, karena ini menjadi acuan dan panduan. Jika tidak ada maka akan percuma. Aktivitas stock opname akan menjadi sia-sia. Ibarat kita pergi tanpa peta sebagai acuan dan panduan maka siap-siap saja tersesat. Sekali lagi wajib ada.

Jika semisal anak yang melakukan stock opname (PIC) tidak sempat melakukan stock opname di pagi hari, yaitu baru bisa siang atau sore, sehingga stock aktual sudah bertambah karena ada penerimaan atau sudah berkurang karena ada pengambilan, maka PIC wajib melakukan penyelidikan keluar masuk barang dalam 1 hari dari pagi hari terhadap selisih qty aktual dengan qty opening stock. Karena acuan qty kita tadi adalah qty opening stock. 

Jika tidak ada kartu stok manual, maka PIC dapat melakukan penyelidikan keluar masuk barang dengan bertanya pada bagian penerimaan dan bagian supply atau bagian pengiriman.