Penerapan 5S

Berikut adalah sharing pengalaman nyata penerapan 5S di beberapa praktisi di perusahaannya masing-masing yang disadur dari milis APICS ID.

Sharing knowledge ini merupakan informasi yang sangat berharga buat kita yang bergelut di dunia manufakturing, terutama yang bekerja di bagian Industrial Engineering Department.

--------------------------------------------------
Sharing #1
Realita yang ada diperusahaan non jepang, sering sekali 5S activity hanya sebagai tampilan luarnya aja. activated kalau ada audit atau customer visit saja dg tujuan mendapatkan kesan yg baik, setelah itu ditinggalkan.

Kendala lainnya adalah semangat atau passion dari pemimpin perusahaan sering naik turun selain karena occasional (audit/customer visit), juga karena pergantian pimpinan yg punya pengalaman 5S yg berbeda. Disamping program 5S yg dilaksanakan belum konsisten krn kendala2 yg dihadapi. yg ujung2nya karyawan tidak akan merasakan manfaatnya.

Hal yg paling mendasar adalah karena budaya . 5S untuk orang Jepang/perusahaan Jepang sudah merupakan budaya atau sikap mental yg sudah dididik pada diri mereka sejak dari kecil dan kapanpun/dimanapun mereka berada. Untuk perusahaan diluar itu seperti perusahaan yg customernya jepang atau MNC,  5S activity adalah salah satu syarat yg harus dipenuhi , maka 5S harus dipaksa dilakukan dan harus sukses dalam waktu yg singkat, maka terjadilah 5S cuma tampilan dan adanya cuma saat presentasi perusahaan dan saat audit dan customer visit saja.

Kendala2 tersebut bisa teratasi dengan beberapa hal selain dari 5S activity (promotion, training dan audit):
1. Setiap 5S activity  dan langkah improvement yg dilakukan (before/after), hrs didokumentasikan dan di tempatkan di workstation dan menjadikannya sbg SOP, tentu pelanggaran SOP berakibat pada penilaian performance karyawan.
2. Memasukkan 5S sebagai salah satu penilaian dlm appraisal karyawan.
3. Melaksanakan program improvement yaitu Continuous improvement atau KAIZEN seterusnya TPM, JIT, TQC, fuguai tagging system, dll. krn 5S adalah langkah pertama yg harus dilakukan sebelum program improvement, sehingga mau tidak mau 5S harus comply terlebih dahulu. Tidaklah mungkin KAIZEN terjadi kalau 5Snya nggak dilakukan, TPM-AM (Autonomous maintenance) tak terjadi kalau initial cleaning tidak terjadi, tidaklah mungkin fuguai tagging bisa dilakukan bila 5S nggk dilakukan krn identifikasi abnormality tentunya tidak bisa bisa dilakukan dan seterusnya. (dikutip dari pendapat Pak Cristian R.)
4. Bench Marking antar perusahaan akan memberikan pengalaman2 yg baru dlm implementasi 5S. biasanya bisa dilakukan antara customer dg suplier atau antar perusahaan dalam satu group.

Dengan demikian, maka mau tidak mau kegiatan 5S harus dipaksakan, sehingga pada akhirnya karyawan menjadi terbiasa, setelah terbiasa akan menjadi kebiasaan dan seterusnya berbudaya 5S sebagai suatu tujuan akhir. Mengubah karakter atau sikap mental bukan perkara mudah, tetapi itu sesuatu yg pasti bisa dilakukan. Yang tak kalah penting juga adalah PIC haruslah SANGAT2 memahami ide2 dasar dari prinsip-prinsip 5S (maklum bukan orang Jepang) dimana applicable dlm kegiatan keseharian kapan dan dimanapun. pengetahuan dan pengalaman ini mestilah bisa ditularkan kepada karyawan melalui 5S activity, sehingga 5S acitivity tersebut dilakukan secara bersamaan, disadarkan orang2nya dan dipaksa melakukannya.


--------------------------------------------------
Sharing #2
Masalah yang dihadapi setiap pabrik sama. Setelah implementasi 5S, 5S akan lesu. Bagi saya pribadi setelah diimplementasikan 5S dan dipadu dengan konsep KAIZEN, sangat luar biasa hasilnya untuk mengurangi cacat pada barang yang diproduksi. Semua kegiatan dalam pabrik tidak terlepas dari 5S baik itu TPM, JIT, TQC, QCC. 


--------------------------------------------------
Sharing #3
Hal terpenting adalah Management Support dari top level mgmnt yg sangat berguna pada saat enforcement dilakukan dan sikap pantang menyerah dari sang originatornya serta sustainability audit activitynya.

Secara singkat, berikut langkah2 "Penerapan 5S di Perusahaan" : bersumber dari pengalaman pribadi (bekerja di perusahaan MNC electonic/semiconductor) sbg originator/auditor dan sekaligus ketua committeenya dan observasi dari sumber2 lainnya.

A. Sangat perlu dibentuk sebuah 5S committee (disesuaikan dg seberapa besar organisasi perusahaan),
Tujuannya agar kegiatan 5S lebih terkoordinasi dan dapat dipertanggung jawabkan
Terdiri dari :
-  Chairman : orang yg punya kedudukan paling tinggi diperusahaan
-  Driver : orang yg bertanggung jawab terhadap semua kegiatan 5S commitee (bisa fulltimer atau supv/manager production atau selevelnya)
-  Secratary : untuk urusan work paper & follow up (jika dibutuhkan)
- 5S Committee boleh terbagi atas 3 sub committee : (sebaiknya masing2 sub committee terdiri paling banyak 2 orang saja):
a) Promotion :  Meningkatkan awareness kpd seluruh karyawan
contoh : 
- posters/banners, wallpaper at PC, good/bad 5S practice in photos/spring cleaning (sekali setahun).
- 5S launching day biasanya diikutkan nebeng dlm acara mass communication atau kegiatan lain yg mengumpulkan semua karyawan)
b) Training : Mengadakan/scheduled/organized internal atau external 5S training untuk semua lapisan karyawan
c) Patrol  : Membuat guideline (work intruction) Audit untuk production dan office/scoring/publish audit result
- Menentukan coordinator area (tentunya disetujui oleh manager dept ybs)
- Semua committe members jg adalah 5S auditor kecuali sang Chairman
- frekuensi audit tergantung kebutuhan perusahaan bisa 1x sebulan/2bulan  atau 3 bulan

B. Roadmap 5S implementation :
- Terdiri dari kegiatan rutin yg dilakukan oleh setiap committee

C. Spring Cleaning 
Kegiatan tahunan yang bisa berupa :
- 5S competition
- Management walkabout (top level melkukan tour kesetiap area perusahaan) dg melakukan penilaian
- Annual rewards untuk 5S best area

D. 5S committee appreciation (tergantung badget perusahaan untuk menghargai hasil kerja committee), bisa jg dimasukkan kedalam salah satu credit point untuk appraisal tahunan karyawan.

E. Goalnya adalah terbentuknya sikap disiplin atau sikap mental setiap karyawan untuk menjaga lingkungan kerjanya dlm 5S requirement setiap waktu dalam bekerja.


--------------------------------------------------
Sharing #4

Berikut saran untuk menerapkan 5S:
1. Laksanakan program campaign, baik dengan banner dan sosialisasi serta kick off by management
2. Laksanakan training 5S program utk manager dan leader di lapangan
3. Laksanakan training 5S program untuk level operator and teknisi
4. Implementasikan 5S, buat gambar before sebagai dokumentasi
5. Monitoring dan mentoring dengan seksama agar pelaksanaan cukup memenuhi 5S standard
6. Laksanakan audit management dg genba ke lapangan
7. review hasil 5S Audit dg foto before dan after
8. Lakukan Perbaikan 5S.
9. Jadikan ini pembiasaan dg melibatkan cross audit secara team, mulai dari leader s/d manager 
10. Lakukan benchmarking ke perusahaan2 yg sdh mengimplementasikannya utk menambah wawasan anda dan tim audit.